Produktové edice M-Files: popis funkcionalit

V rámci produktových edic M-Files můžete využívat různých modulů a jejich funkcionalit. Zde najdete popis jednotlivých Add-ons.

OCR

OCR umožňuje převod naskenovaných obrázků do prohledávatelných PDF dokumentů a zónové vytěžování metadat. Oproti modulu OCR Lite umožňuje modul OCR v dokumentu rozpoznávat čárové a QR kódy, ukládat je do metadat dokumentu a využívat hyper-kompresi pro zmenšení velikosti naskenovaného dokumentu.

Reporting

Modul Reporting nabízí export M-Files metadat do reportingové databáze za účelem získání analytických informací. Data je možné zobrazovat v nástrojích umožňujících jejich vizualizaci (např. Power BI).

Možnost instalace fulltextového vyhledávače IDOL (u on-premises)

Fulltextový vyhledávač IDOL je určen pro indexaci rozsáhlých úložišť. Umožňuje škálování výkonu, instalaci na samostatné servery a poskytuje další funkce pro podporu práce s mnoha miliony dokumentů.

Podpora externích úložišť

Napojení M-Files na externí uložiště umožňuje zobrazení dokumentů a informací z externích systémů (např. síťových složek, MS SharePoint, OneDrive, Google Drive apod.) bez nutnosti migrace dat přímo do M-Files. K datům z externích úložišť je možné pomocí M-Files připojit metadata. Dokumenty a informace mohou být využívány, upravovány a spravovány stejně jako objekty vytvořené přímo v uložišti M-Files.

Automatické návrhy metadat

Funkce automatických návrhů metadat usnadňuje vkládání nových dokumentů do M-Files. Za pomoci inteligentní vrstvy metadat (IML) jsou uživateli navrženy hodnoty metadat na základě obsahu vkládaného dokumentu.

M-Files Smart Metadata

M-Files Smart Metadata je aplikace, která využívá technologii strojového učení k zajištění automatizované kategorizace dokumentů a jejich navázaných metadat. Na základě uživatelských akcí poskytuje návrhy pro nové i existující dokumenty v uložišti.

Nástroje pro importy

Nástroje pro importy umožňují hromadný import dokumentů nebo objektů do uložiště M-Files. K importovaným dokumentům/objektům je možné hromadně přiřadit metadata (pomocí souborů ve formátu XML, XLSX či CSV).

M-Files Discovery

M-Files Discovery představuje nástroj pro vyhledání důležitých obchodních informací (například smluv či jiných citlivých dat) ve velkých archivech dokumentů v rámci M-Files a všech napojených externích uložišť. M-Files Discovery může být také použito pro automatickou klasifikaci a kategorizaci dokumentů, automatické nastavení metadat, aktualizaci oprávnění či workflow v M-Files.

PDF Processor

PDF Processor je modul poskytující pokročilý rendering dokumentů. Kromě převodu dokumentů do PDF formátu nabízí dodatečné funkce, jako například aplikaci pravidel na převedené dokumenty, přidání self-signed digitálních podpisů, generování seznamu metadat a další.

Integrace s Microsoft SharePoint a Teams

Integrace nabízí propojení M-Files s MS SharePoint a Teams. Nezáleží na tom, v jakých uložištích jsou data ukládána – nástroj všechny informace sjednotí do jednoho společného pohledu, do kterého je možné přistupovat přímo jak z M-Files, SharePointu či Teams – záleží na volbě uživatele.

Integrace se Salesforce

Integrace umožňuje propojení se CRM Salesforce. Synchronizuje datové objekty Salesforce do M-Files, přiřazuje dokumenty k objektům Salesforce, jako jsou zákazníci, kontakty, příležitosti atd. Nezáleží na tom, kde jsou data ukládána – nástroj všechny informace sjednotí do jednoho společného pohledu, do kterého je možné přistupovat přímo jak z M-Files tak ze Salesforce.

Google Workspace

Google Workspace je kolaborační modul, který podporuje efektivní správu Google dokumentů. Nabízí propojení Gmail či Google Drive s firemními dokumenty a daty. Obsah z Google Workspace aplikací je možné ukládat přímo do M-Files a vytvářet společné pohledy.

Integrace s Microsoft Dynamics CRM

Modul synchronizuje datové objekty z Microsoft Dynamics do M-Files. Synchronizace umožňuje uživatelům připojit dokumenty k objektům MS Dynamics CRM, jako jsou zákazníci, kontakty, příležitosti a další.

Integrace s ESRI ArcGIS

Integrace M-Files a analytického software ArcGIS nabízí uživatelské rozhraní pro ESRI ArcGIS. Přináší funkce propojení GIS dat a dokumentů ve společném pohledu.

Pokročilé porovnání dokumentů

Modul nabízí pokročilejší funkce v oblasti porovnávání dokumentů. Příkladem je porovnávání 2 odlišných verzí dokumentů, 2 odlišných dokumentů či více souborových typů (např. DOCX nebo PDF).

Integrace s DocuSign

Integrace M-Files s DocuSign umožnuje uživatelům M-Files využívat základní funkcionality cloudové služby DocuSign a podepisovat PDF dokumenty.

Šablona pro Back Office Vault

Back Office Vault nabízí inteligentní a bezpečné řešení pro správu informací a dokumentů v oblasti back office. Obsahuje šablonu přednastaveného uložiště pro tyto účely.

Pokročilá workflow

Sada modulů navržená za účelem větší konfigurovatelnosti funkcionalit workflow. Moduly jsou přínosné pro uživatele s komplexnějšími workflow procesy.

Elektronický a digitální podpis

Elektronický a digitální podpis jsou moduly navržené pro společnosti, které své dokumenty schvalují interně v rámci workflow procesů. Funkce rozšiřující univerzálnost workflow přidávají možnosti ověřování a schvalování dokumentů pomocí elektronických podpisů. Digitální podpis slouží pro výměnu PDF dokumentů mezi 2 a více organizacemi, kdy příjemce dokumentu chce mít jistotu, že digitální podpis u dokumentu patří organizaci protistrany.

Uživatelský Action Log & pokročilý Event Log

Uživatelský Action Log poskytuje více informací o akcích individuálních uživatelů M-Files Desktop. Aktivací se vybrané akce uživatelů ukládají do event logu. Nástroj dává administrátorům systému větší přehled a pokročilou auditovatelnost systému.

Změnové řízení (pokročilé verzování)

Změnové řízení přináší velmi široký výběr funkcí pro správu jakýchkoliv dokumentů/objektů, které využívají verzování – zejména řízené dokumentace. Moduly podporují přípravu (pracovní kopie), publikaci, seznámení potřebných uživatelů s dokumenty a celý životní cyklus firemní dokumentace. Pokročilé verzování nabízí také podporu pro major/minor verzování dokumentů.

Prevence tisku a stahování

Modul zabraňuje uživatelům stahovat a tisknout lokální kopie citlivých firemních dokumentů. Uživatelé nemohou dokumenty otevřít mimo M-Files bez příslušeného oprávnění.

Šablony řešení QMS a GDPR

QMS (Quality Management System) je šablona pro správu auditů, CAPA a SOP. GDRP šablona je vhodná pro správu dokumentů obsahujících citlivé informace (PII – personal information). Obsahuje šablonu přednastaveného uložiště pro tyto účely.

Azure Key Vault

Integrace s Azure Key Vault umožňuje bezpečné ukládání a přístup k tajným klíčům (klíče rozhraní API, hesla, certifikáty či kryptografické klíče).

Potřebujete poradit, zda je konkrétní modul pro Vás vhodný? Kontaktujte nás!