V rámci platforem M-Files můžete využívat různých modulů a jejich funkcionalit. Zde najdete jejich popis.
Moduly M-Files platforem
Architektura řízená metadaty
- Při ukládání nového dokumentu do M-Files uživatelé jednoduše popíší soubor metadaty. M-Files si poté dokument automaticky indexuje, organizuje a zajistí, že se objeví ve všech relevantních pohledech a seznamu s výsledky vyhledávání.
- Metadaty řízený přístup v M-Files řeší problém složek, kdy je potřeba, aby soubory existovaly na více než jednom místě. S M-Files se Vám stejný dokument objeví přesně tam, kde ho potřebujete, a to bez tvorby duplicit. Například dokument týkající se zákazníka a projektu se objeví v zobrazení spojeném se zákazníkem, projektem, nebo obojím. A je to vždy stejný jedinečný dokument, ne kopie.
Vyhledávání
- Velmi rychlé fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentu i metadatech.
- Dynamické pohledy umožňují prohlížení v jakékoliv struktuře, kterou si zvolíte.
Přístup z počítače, mobilu a webu
- Rychlý přístup přes Windows aplikaci.
- Uživatelé, kteří cestují, mohou prohlížet, upravovat a ukládat dokumenty v režimu offline, s následnou automatickou synchronizací.
- Možnost webového rozhraní zpřístupňuje dokumenty komukoliv s webovým prohlížečem (podle přístupových práv).
- Mobilní aplikace pro platformy Android a IOS – dokumenty máte vždy po ruce ve svém mobilu nebo tabletu. Schvalujte dokumenty přímo z mobilního zařízení.
Automatizovaná workflow
- E-mailové upozornění na nový nebo upravený dokument, nebo na jiné události.
- Jednoduché nastavení pro ad-hoc spolupráci.
- Rozšířené možnosti nastavení workflow procesů.
- Grafický návrhář workflow procesů.
Verzování s využitím rezervace a publikace dokumentu
- Eliminuje riziko současné změny dokumentu více uživateli využitím funkce rezervace a publikace dokumentu zpět do M-Files.
- Starší verze jsou automaticky chráněny.
- Historie je sledována v protokolu, včetně jména uživatele, časové známky a komentářů.
Integrace s Microsoft Office 365 a Teams
- Integrace nabízí propojení M-Files s MS Office 365 a Teams. Nezáleží na tom, v jakých uložištích jsou data ukládána – nástroj všechny informace sjednotí do jednoho společného pohledu, do kterého je možné přistupovat přímo jak z M-Files či Teams – záleží na volbě uživatele.
Integrace s externími databázemi
- Umožňuje definovat aktivní propojení na jiné systémy (ERP systémy, CRM systémy, externí databáze, billingové systémy).
- Ukládání papírových dokumentů z jakéhokoli skeneru, multifunkčního zařízení nebo mobilního zařízení.
- Importování e-mailových zpráv z vašeho Outlooku nebo e-mailového serveru.
- Otevřené API umožňuje úzkou integraci s jakýmkoliv externím systémem.
M-Files, Microsoft Active Directory a Azure AD autentizace
- Možnost autentizace uživatelů pomocí M-Files účtů nebo synchronizace uživatelů a uživatelských skupin a Microsoft Active Directory nebo Azure AD.
Komunitní podpora a M-Files Academy
- Přístup do e-learningového portálu M-Files Academy až pro 100 uživatelů.
M-Files OCR
- OCR umožňuje převod naskenovaných obrázků do prohledávatelných PDF dokumentů a zónové vytěžování metadat. Modul OCR umožňuje v dokumentu rozpoznávat čárové a QR kódy, ukládat je do metadat dokumentu a využívat hyper-kompresi pro zmenšení velikosti naskenovaného dokumentu.
Pokročilé vyhledávání
- Využití pokročilých vyhledávacích nástrojů, jako je IDOL (on-premise).
- Tyto nástroje poskytují větší vyhledávací výkon, možnost robustní infrastruktury a škálovatelnost pro velká úložiště dokumentů.
Konektory na externí úložiště
- Napojení M-Files na externí uložiště umožňuje zobrazení dokumentů a informací z externích systémů (např. síťových složek, MS SharePoint, OneDrive, Google Drive apod.) bez nutnosti migrace dat přímo do M-Files. K datům z externích úložišť je možné pomocí M-Files připojit metadata. Dokumenty a informace mohou být využívány, upravovány a spravovány stejně jako objekty vytvořené přímo v uložišti M-Files.
Nástroje pro import
- Nástroje pro importy umožňují hromadný import dokumentů nebo objektů do uložiště M-Files. K importovaným dokumentům/objektům je možné hromadně přiřadit metadata (pomocí souborů ve formátu XML, XLSX či CSV).
Integrace s Adobe Sign a DocuSign
- Integrace M-Files s Adobe Sign a DocuSign umožnuje uživatelům M-Files využívat základní funkcionality služby Adobe Sign a DocuSign a podepisovat PDF dokumenty.
Reporting modul
- Modul Reporting nabízí export M-Files metadat do reportingové databáze za účelem získání analytických informací. Data je možné zobrazovat v nástrojích umožňujících jejich vizualizaci (např. Power BI).
Pokročilé porovnání dokumentů
- Modul nabízí pokročilejší funkce v oblasti porovnávání dokumentů. Příkladem je porovnávání 2 odlišných verzí dokumentů, 2 odlišných dokumentů či více souborových typů (např. DOCX nebo PDF).
Podpora high-availability & high-resiliency pro on-premises nasazení
- M-Files lze provozovat v multi-server módu. Přidáním dalších instancí M-Files aplikačního serveru se zvýší dostupnost úložišť pro uživatele. Zároveň je to způsob, jak systém horizontálně škálovat a díky tomu zvýšit celkový výkon pro obsluhu více uživatelů.
Umělá inteligence M-Files pro automatické návrhy metadat
- Funkce automatických návrhů metadat usnadňuje vkládání nových dokumentů do M-Files. Za pomoci inteligentní vrstvy metadat (IML) jsou uživateli navrženy hodnoty metadat na základě obsahu vkládaného dokumentu.
- M-Files Smart Metadata je aplikace, která využívá technologii strojového učení k zajištění automatizované kategorizace dokumentů a jejich navázaných metadat. Na základě uživatelských akcí poskytuje návrhy pro nové i existující dokumenty v uložišti.
- M-Files Discovery představuje nástroj pro vyhledání důležitých obchodních informací (například smluv či jiných citlivých dat) ve velkých archivech dokumentů v rámci M-Files a všech napojených externích uložišť. M-Files Discovery může být také použito pro automatickou klasifikaci a kategorizaci dokumentů, automatické nastavení metadat, aktualizaci oprávnění či workflow v M-Files.
Doplňkové moduly M-Files
M-Files Hubshare
- Sdílejte obsah a vylepšete spolupráci s externími subjekty. M-Files Hubshare lze integrovat s platformou M-Files nebo použít jako samostatný produkt.
Pokročilá workflow
- Sada modulů navržená za účelem větší konfigurovatelnosti funkcionalit workflow. Moduly jsou přínosné pro uživatele s komplexnějšími workflow procesy.
Pokročilá správa verzí
- Pokročilá správa verzí přináší velmi široký výběr funkcí pro správu jakýchkoliv dokumentů/objektů, které využívají verzování – zejména řízené dokumentace. Moduly podporují přípravu (pracovní kopie), publikaci, seznámení potřebných uživatelů s dokumenty a celý životní cyklus firemní dokumentace. Pokročilé verzování nabízí také podporu pro major/minor verzování dokumentů.
Správa školení
- Generuje požadavky na školení a seznámení s dokumenty.
Prevence tisku a stahování
- Modul zabraňuje uživatelům stahovat a tisknout lokální kopie citlivých firemních dokumentů. Uživatelé nemohou dokumenty otevřít mimo M-Files bez příslušeného oprávnění.
Elektronický a digitální podpis
- Elektronický a digitální podpis jsou moduly navržené pro společnosti, které své dokumenty schvalují interně v rámci workflow procesů. Funkce rozšiřující univerzálnost workflow přidávají možnosti ověřování a schvalování dokumentů pomocí elektronických podpisů.
- Digitální podpis slouží pro výměnu PDF dokumentů mezi 2 a více organizacemi, kdy příjemce dokumentu chce mít jistotu, že digitální podpis u dokumentu patří organizaci protistrany.
Protokol činností uživatele a pokročilý protokol událostí
- Protokol činností uživatele poskytuje více informací o akcích individuálních uživatelů M-Files Desktop. Aktivací se vybrané akce uživatelů ukládají do event logu. Nástroj dává administrátorům systému větší přehled a pokročilou auditovatelnost systému.
Federované ověřování pro Google, OKTA a AD FS
- Pro autentizaci uživatele je možné využít existujících identit uživatelů, které zákazníkovi poskytuje např. Google, Microsoft, OKTA. Podporované protokoly autentizace jsou OAuth 2.0, AD FS a LDAP.
Azure Key Vault
- Integrace s Azure Key Vault umožňuje bezpečné ukládání a přístup k tajným klíčům (klíče rozhraní API, hesla, certifikáty či kryptografické klíče).
PDF Processor
- PDF Processor je modul poskytující pokročilý rendering dokumentů. Kromě převodu dokumentů do PDF formátu nabízí dodatečné funkce, jako například aplikaci pravidel na převedené dokumenty, přidání self-signed digitálních podpisů, generování seznamu metadat