M-Files

Inteligentní správa firemních dokumentů a informací

Jednoduchost

Systém správy dokumentů M-Files přináší jednoduché ovládání (úsporu nákladů i času), snadnou administraci, špičkové worfkflow pro automatizaci oběhu a schvalování dokumentů a informací.

Všestrannost

Díky DMS systému M-Files můžete k dokumentům přistupovat ze svého počítače, tabletu, nebo mobilu. Dokumenty jsou v bezpečí a máte jistotu řízeného přístupu k informacím dle uživatelských oprávnění.

Oblíbenost

Document Management System M-Files využívají statisíce uživatelů po celém světě ve více než 30 jazykových lokalizacích včetně češtiny. M-Files jsou lídrem na trhu dle Nucleus Research a vizionářem dle společnosti Gartner.

Integrace

Špičková technologie je připravena na propojování s dalšími podnikovými systémy uvnitř firmy, jako jsou CRM nebo ERP řešení. Provázanost s prostředím Windows a Microsoft Office usnadňuje užívání i méně zdatným uživatelům a zrychluje samotné nasazení.

Automatizace

Automatizace v rámci ECM systému M-Files usnadňuje a zefektivňuje jakékoliv procesy uvnitř firmy (workflow), jako je například schvalování či fakturace, a zavádí bezpapírový oběh dokumentů. Automatické notifikace zajištují, že nedojde k opomenutí důležitých úkolů a termínů.

Spolehlivost

M-Files podporují plně online i offline provoz včetně vzdálené synchronizace s úložištěm. To umožňuje uživatelům bezproblémovou práci odkudkoliv, i z domova či při cestování. Jakmile je spojení obnoveno, M-Files automaticky synchronizují veškeré informace se serverem.

Digitalizace

79 % zaměstnanců je přesvědčeno, že digitální transformace je nutná pro budoucí fungování jejich firmy. M-Files přináší elektronickou správu dokumentů (EDM = Electronic Document Management). Vždy najdete to, co hledáte, a klíčové informace máte ihned k dispozici! M-Files usnadní Váš pracovní život a zvýší Vaši produktivitu.

Bezpečnost

Bezpečnost dat zajišťují uživatelská oprávnění různých úrovní nastavitelná dle Vašich požadavků. K obsahu můžete přistupovat velice bezpečně pomocí chytrého telefonu, tabletu nebo počítače odkudkoliv a kdykoliv. Riziko, že se informace dostanou k neoprávněným osobám, je zcela eliminováno.

On-premise i cloud

M-Files nabízí několik variant implementace, které Vám poskytují dostatečnou flexibilitu a umožňují vytvořit řešení dle Vašich potřeb. DMS systém M-Files je možné nasadit on-premises, v cloudu nebo hybridně. V případě, že preferujete cloudové nasazení, podívejte se naše řešení DMS-IN.CLOUD na www.dms-in.cloud.

M-Files a Digital Resources a.s.

M-Files a Digital Resources a.s.

Document management systém M-Files je inteligentní platformou pro správu informací a dokumentů ve firmě (Intelligent Information Management). Řešení je založeno na bázi metadat, tudíž není třeba obsah hledat dle jeho fyzického umístění. DMS M-Files umožňuje uživatelům rychle vyhledávat v obsahu a mít vždy při ruce správné informace. Automatizace firemních procesů je zajištěna pomocí workflow. M-Files přináší příjemné uživatelské prostředí, které lze jednoduše integrovat do firemní infrastruktury a propojit s celou řadou dalších systémů. Uživatelé získávají přístup k obsahu dle svých přístupových práv prakticky z jakéhokoliv zařízení. Digital Resources a.s. patří mezi M-Files Global TOP 10 partnery a aktuálně se stará o stovky zákazníků a tisíce uživatelů v 19 zemích Evropy.

Home

Efektivní správa dokumentů a informací pomocí M-Files


Klíčové vlastnosti Document Management systému M-Files

Inteligentní řešení M-Files s vestavěnou umělou inteligencí propojuje všechny dokumenty a informace na všech platformách a úložištích. Přináší uživateli kontext. To umožňuje poskytovat správné informace správným lidem právě tehdy, když je potřebují – a automatizovat podnikové procesy – při zachování úplné kontroly a jistoty dodržování předpisů. M-Files podporují práci s jakýmkoliv běžným typem souboru (MS Office, PDF, CAD) a umožňuje integraci s dalšími podnikovými systémy, např. ERP nebo CRM. M-Files automaticky verzují dokumenty, přístup je řízen přístupovými právy, obsah (nejen dokumenty, ale i emaily atp.) je značen vhodnou sadou třídících kritérií (metadat), která se přizpůsobí dle požadavků každé společnosti. Automatizace v rámci tohoto vyspělého ECM (Enterprise Content Management) systému usnadňuje procesování dokumentů, a zavádí tak bezpapírový oběh dokumentů a jejich schvalování. Nasazení systému je extrémně rychlé a řešení se přizpůsobí rychle Vašim potřebám. Navíc disponuje příjemnou administrací, která usnadňuje změny a další nastavení v budoucnosti.


Document Management System - Rychlé hledání

Až 30 % jediného pracovního dne stráví zaměstnanci hledáním informací. M-Files přinášejí efektivní nástroj pro vyhledávání, umožňující okamžitě najít správnou verzi jakýkoliv dokumentu jednoduchým zadáním vhodného klíčového slova. Hledat můžete v názvu souboru, ve třídících kritériích (metadatech) a fulltextově - tedy na úrovni obsahu dokumentu. Vyhledávání je díky databázové technologii mnohonásobně rychlejší a výkonnější. Jednoduché a rychlé hledání je lepší než chaotické prohledávání síťových disků, složek a historických emailů. Udávaná návratnost investice (ROI) do tohoto řešení je za 3 roky až 270 %, přičemž s počtem uživatelů rychlost návratnosti roste. A to opomíjíme fakt, že automatická upozornění, například na blížící se expiraci smlouvy, mohou předejít mnoha nepříjemnostem a ztrátám.


Řízení změn (revizí) v ECM/DMS M-Files

M-Files automaticky uchovávají a sledují veškeré předchozí verze a historii dokumentů. Navíc poskytují jednoduchý a přímý přístup k jakékoliv předchozí verzi dokumentu, čímž významně usnadňují správu souborů (file management). M-Files uchovávají změny (change log) s uživatelem, časovou známkou i s komentářem. Vždy je zřejmé kdo, co a kdy změnil. Existuje zde i podpora pro vrácení verze, je-li to nutné. Rizika duplicit jsou tak eliminována. Historie veškerých změn a kompletní záznamy také představují skvělé podklady pro případný audit a řízení kvality (QMS = Quality Management System) obecně.


Automatizace procesů (Business Process Management)

Document management software M-Files je špičkovým nástrojem nejen pro správu, sdílení a třídění dokumentů, ale i pro automatizaci procesů (např. schvalování). Automatická workflow v M-Files usnadňují běžné firemní procesy a zajišťují efektivitu a soulad se všemi předpisy a požadavky (compliance). Práce v M-Files je snadná, rychlá a efektivní. M-Files digitalizují a zjednodušují revizní a schvalovací procesy, odstraňují chaos v informacích a snižují délku schvalovacích cyklů. Klíčové smluvní termíny jsou automaticky monitorovány a dodržovány podle smluvních podmínek. M-Files minimalizují všechna rizika, jako je promeškání termínů, nesplnění závazků, či opomenutí výpovědní lhůty, automatickými upozorněními.

DMS

Document Management System

ECM

Enterprise Content Management

QMS

Quality Management System

Vybrané reference

Co říkají zákazníci Digital Resources a.s. o M-Files

Vyzkoušejte si Document Management System M-Files na 30 dní zdarma.

Aktuálně