Jednoduchost

Jednoduchost

Systém správy dokumentů M-Files přináší jednoduché ovládání (úsporu nákladů i času), snadnou administraci, špičkové worfkflow pro automatizaci oběhu a schvalování dokumentů.

Všestrannost

Všestrannost

Díky M-Files můžete k dokumentům přistupovat ze svého počítače, tabletu, nebo mobilu. Dokumenty jsou v bezpečí a máte jistotu řízeného přístupu k informacím dle uživatelských oprávnění.

Oblíbenost

Oblíbenost

Document Management System M-Files využívá 150.000 uživatelů v 70 zemích a téměř 30 jazykových lokalizacích včetně češtiny. Document Management systém M-Files zvítězil v americkém testu TopTenReviews.

Provázanost

Provázanost

Solidní technologie je připravena na propojování s dalšími systémy uvnitř firmy. Provázanost s prostředím Microsoft Windows a Microsoft Outlook usnadňuje užívání i méně zdatným uživatelům a zrychluje vlastní nasazení.

Spolehlivost

Spolehlivost

M-Files podporují plně on-line i off-line provoz včetně vzdálené synchronizace s centrálním datovým úložištěm. To umožňuje uživatelům i bezproblémovou práci z domova, či při cestování. Jakmile je spojení obnoveno, M-Files automaticky synchronizují veškeré informace se serverem.

Automatizace

Automatizace

Automatizace v rámci vyspělého Document Management systému M-Files usnadňuje a zefektivňuje jakékoliv procesy uvnitř firmy, jako je například schvalování či fakturace, a zavádí bezpapírový oběh dokumentů.

Home


Klíčové vlastnosti Document Management systému M-Files

M-Files DMS využívá Průzkumníka Windows (Windows Explorer), jako základní prostředí, uživatelé tak začínají systém používat bez překážek a zorientují se extrémně rychle. Podporuje práci s jakýmkoliv běžným typem souboru (Office, PDF, CAD) a umožňuje integraci s ERP a CRM systémy.

Document Management systém automaticky verzuje dokumenty, přístup je řízen přístupovými právy, obsah (nejen dokumenty, ale i emaily atp.) je značen vhodnou sadou třídících kritérií, která se přizpůsobí každé společnosti. Vy určujete, co je povinné a co je nepovinné.

Automatizace v rámci tohoto vyspělého Document Management systému usnadňuje oběh dokumentů a zavádí tak bezpapírový oběh dokumentů a jejich schvalování.

Nasazení systému je extrémně rychlé a systém se přizpůsobí rychle Vašim požadavkům, navíc disponuje příjemnou administrací, která usnadňuje změny a další nastavení v budoucnosti.


Flexibilita DMS M-Files

Přidávání uživatelsky definovatelných vlastností (metadat) dokumentům pomáhá lépe organizovat, sdílet i zabezpečovat klíčové informace. Kromě společných dynamických pohledů (naproti neproduktivní striktní stromové struktuře zastaralých filesystémů) mohou uživatelé definovat vlastní oblíbené dynamické pohledy což usnadňuje práci.


Document Management System - Rychlé hledání

Průzkumy ukazují, že uživatelé kancelářských aplikací tráví hledáním souborů až 20% svého času. M-files přinášejí mocný nástroj pro vyhledávání, umožňující okamžitě vyhledat jakýkoliv dokument jednoduchým zadáním vhodného klíčového slova. Hledat můžete v názvu souboru, ve třídících kritériích a fulltextově - tedy na úrovni obsahu dokumentu. Vyhledávání je díky databázové technologii mnohonásobně rychlejší a výkonnější, takže dochází k časové úspoře na úrovni až 16% pracovního času. Jednoduché a rychlé hledání je lepší, než chaotické prohledávání síťových disků, složek a historických emailů. Udávaná návratnost investice do tohoto řešení je od 2 do 8 měsíců, přičemž s počtem uživatelů roste rychlost návratnosti. A to opomíjíme fakt, že automatické upozornění, například na blížící se expiraci smlouvy, může předejít mnoha nepříjemnostem a ztrátám.


Řízení změn (revizí) v DMS M-Files

M-files automaticky uchovávají a sledují (tracking) veškeré předchozí verze, historii dokumentů, klíčová kritéria pro sledování dokumentů. Navíc poskytují jednoduchý a přímý přístup k jakékoliv předchozí verzi dokumentu. M-files uchovávají změny (change log) s uživatelem, časovou známkou i s komentářem. Vždy je zřejmé kdo, co a kdy změnil. Existuje zde i podpora pro vrácení verze, je-li to nutné.


Spolehlivost a výkon Document Management systému M-Files

M-files je jediné Document Management řešení, které nabízí práci s „virtuálním lokálním“ diskem, který poskytuje jednotné úložiště pro všechny soubory. M-Files podporují plně on-line i off-line provoz včetně vzdálené synchronizace s centrálním datovým úložištěm. To umožňuje uživatelům i bezproblémovou práci z domova, či při cestování. Jakmile je spojení obnoveno, M-Files automaticky synchronizují veškeré informace se serverem.

Můžete využít i WebAccess, který můžete poskytnout svým partnerům, odběratelům, dodavatelům a sdílet s nimi potřebné informace dle nastavených přístupových práv.

Situace, kdy je prakticky nemožné vyhledat soubor, který před třemi měsíci zaslal kolega zákazníkovi a týkal se konkrétního produktu, je minulostí. V M-Files máte dokonalou podporu týmové spolupráce, dokumenty a veškerý obsah je sdílen dle pravidel a vždy máte jistotu, že pracujete s poslední verzí.


Automatizace procesů

Document management systém M-Files je špičkovým nástrojem nejen pro správu, sdílení a třídění dokumentů, ale i pro automatizaci procesů (např. schvalování) a verzování. Automatická workflow v M-Files usnadňují běžné firemní procesy a zajišťují efektivitu a soulad se všemi požadavky. Práce v M-Files je snadná, rychlá a efektivní.
Příkladem může být automatizace procesu řízení životního cyklu smluv. Manuální kontrola a schvalování smluv je ztrátou času a zdrojů. M-Files automatizuje a zjednodušuje revizní a schvalovací procesy, odstraňuje chaos v informacích a snižuje délku schvalovacích cyklů. Klíčové smluvní termíny jsou automaticky monitorovány a dodržovány podle smluvních podmínek. M-Files minimalizují všechna rizika, jako je promeškání termínů, nesplnění závazků, či opomenutí výpovědní lhůty, automatickými upozorněními a notifikacemi. Zároveň automatické verzování nabízí možnost porovnávat revize dokumentů a sledovat změny, čímž jsou procesy vytváření a vyjednávání o obsahu přesnější a efektivnější


Profesionální podpora DMS M-Files od Digital Resources a.s.

Se vším při zavádění Document Management systému M-Files Vám rádi pomůžeme. Ukážeme Vám workflow, třídící kritéria, pomůžeme Vám vše rychle nastavit a vyškolíme nejen uživatele, ale i Vašeho správce, který pak již bude schopen o systém dále pečovat a rozvíjet ho zcela dle Vašich potřeb. Zároveň zrealizujeme potřebné integrace s jinými systémy tak, abyste měli dokonalé prostředí pro svoji práci. Výhodou pak je, že některá třídící kritéria řídíte aplikacemi, které již dnes máte.

Implementujeme a podporujeme nejmodernější softwarové nástroje, které zvyšují produktivitu práce, usnadňují práci a umožňují našim zákazníkům soustředit se na vlastní core business. V našem portfoliu jsou moderní ERP systémy, CRM systémy včetně vlastního podnikového xRM systému Intuo – Company Intelligence.

>> podrobněji o podpoře M-Files od Digital Resources 

Vybrané reference

Co říkají zákazníci o M-Files

Vyzkoušejte si Document Management System M-Files na 30 dní zdarma.

Aktuálně