Jednoduchost

Jednoduchost

Systém správy dokumentů M-Files přináší jednoduché ovládání (úsporu nákladů i času), snadnou administraci, špičkové worfkflow pro automatizaci oběhu a schvalování dokumentů a informací.

Všestrannost

Všestrannost

Díky DMS systému M-Files můžete k dokumentům přistupovat ze svého počítače, tabletu, nebo mobilu. Dokumenty jsou v bezpečí a máte jistotu řízeného přístupu k informacím dle uživatelských oprávnění.

Oblíbenost

Oblíbenost

Document Management System M-Files využívá 150.000 uživatelů v 70 zemích a téměř 30 jazykových lokalizacích včetně češtiny. Document Management systém M-Files zvítězil v americkém testu TopTenReviews.

Provázanost

Provázanost

Solidní technologie je připravena na propojování s dalšími systémy uvnitř firmy. Provázanost s prostředím Microsoft Windows a Microsoft Outlook usnadňuje užívání i méně zdatným uživatelům a zrychluje vlastní nasazení. Poskytuje dokonalou správu informací (Enterprise Information Management).

Spolehlivost

Spolehlivost

M-Files podporují plně on-line i off-line provoz včetně vzdálené synchronizace s centrálním úložištěm. To umožňuje uživatelům i bezproblémovou práci z domova či při cestování. Jakmile je spojení obnoveno, M-Files automaticky synchronizují veškeré informace se serverem.

Automatizace

Automatizace

Automatizace v rámci vyspělého Enterprise Content Management (ECM) systému M-Files usnadňuje a zefektivňuje jakékoliv procesy uvnitř firmy (workflow), jako je například schvalování či fakturace, a zavádí bezpapírový oběh dokumentů.

Home


Klíčové vlastnosti Document Management systému M-Files

M-Files DMS využívá Průzkumníka Windows (Windows Explorer) jako základní prostředí, uživatelé tak začínají systém používat bez překážek a zorientují se extrémně rychle. M-Files podporuje práci s jakýmkoliv běžným typem souboru (Office, PDF, CAD) a umožňuje integraci s ERP a CRM systémy. Document Management systém automaticky verzuje dokumenty, přístup je řízen přístupovými právy, obsah (nejen dokumenty, ale i emaily atp.) je značen vhodnou sadou třídících kritérií, která se přizpůsobí každé společnosti. Vy určujete, co je povinné a co je nepovinné. Automatizace v rámci tohoto vyspělého Document Management systému usnadňuje oběh dokumentů a zavádí tak bezpapírový oběh dokumentů a jejich schvalování. Nasazení systému je extrémně rychlé a systém se přizpůsobí rychle Vašim požadavkům, navíc disponuje příjemnou administrací, která usnadňuje změny a další nastavení v budoucnosti.


Flexibilita DMS M-Files

Přidávání uživatelsky definovatelných vlastností (metadat) dokumentům pomáhá lépe organizovat, sdílet i zabezpečovat klíčové informace. Kromě společných dynamických pohledů (naproti neproduktivní striktní stromové struktuře zastaralých "file" systémů) mohou uživatelé definovat vlastní oblíbené dynamické pohledy což usnadňuje práci. Řešení lze kompletně přizpůsobit dle Vašich potřeb a požadavků.


Document Management System - Rychlé hledání

Průzkumy ukazují, že uživatelé kancelářských aplikací tráví hledáním souborů až 20% svého času. M-Files přinášejí mocný nástroj pro vyhledávání, umožňující okamžitě vyhledat jakýkoliv dokument jednoduchým zadáním vhodného klíčového slova. Hledat můžete v názvu souboru, ve třídících kritériích a fulltextově - tedy na úrovni obsahu dokumentu. Vyhledávání je díky databázové technologii mnohonásobně rychlejší a výkonnější, takže dochází k časové úspoře na úrovni až 16% pracovního času. Jednoduché a rychlé hledání je lepší než chaotické prohledávání síťových disků, složek a historických emailů. Udávaná návratnost investice do tohoto řešení je od 2 do 8 měsíců, přičemž s počtem uživatelů roste rychlost návratnosti. A to opomíjíme fakt, že automatické upozornění, například na blížící se expiraci smlouvy, může předejít mnoha nepříjemnostem a ztrátám.


Řízení změn (revizí) v ECM/DMS M-Files

M-Files automaticky uchovávají a sledují (tracking) veškeré předchozí verze, historii dokumentů, klíčová kritéria pro sledování dokumentů. Navíc poskytují jednoduchý a přímý přístup k jakékoliv předchozí verzi dokumentu. M-Files uchovávají změny (change log) s uživatelem, časovou známkou i s komentářem. Vždy je zřejmé kdo, co a kdy změnil. Existuje zde i podpora pro vrácení verze, je-li to nutné. Rizika duplicit jsou tak eliminována.


Spolehlivost a výkon Document Management systému M-Files

M-Files je jediné Document Management / Enteprise Content Management řešení, které nabízí práci s „virtuálním lokálním“ diskem, který poskytuje jednotné úložiště pro všechny soubory. M-Files podporují plně on-line i off-line provoz včetně vzdálené synchronizace s centrálním datovým úložištěm. To umožňuje uživatelům i bezproblémovou práci z domova, či při cestování. Jakmile je spojení obnoveno, M-Files automaticky synchronizují veškeré informace se serverem. Můžete využít i WebAccess, který můžete poskytnout svým partnerům, odběratelům, dodavatelům a sdílet s nimi potřebné informace dle nastavených přístupových práv. Situace, kdy je prakticky nemožné vyhledat soubor, který před třemi měsíci zaslal kolega zákazníkovi a týkal se konkrétního produktu, je minulostí. V M-Files máte dokonalou podporu týmové spolupráce, dokumenty a veškerý obsah je sdílen dle pravidel a vždy máte jistotu, že pracujete s poslední verzí.


Automatizace procesů (Business Process Management)

Document management systém M-Files je špičkovým nástrojem nejen pro správu, sdílení a třídění dokumentů, ale i pro automatizaci procesů (např. schvalování) a verzování. Automatická workflow v M-Files usnadňují běžné firemní procesy a zajišťují efektivitu a soulad se všemi požadavky. Práce v M-Files je snadná, rychlá a efektivní.
Příkladem může být automatizace procesu řízení životního cyklu smluv. Manuální kontrola a schvalování smluv je ztrátou času a zdrojů. M-Files automatizují a zjednodušují revizní a schvalovací procesy, odstraňují chaos v informacích a snižují délku schvalovacích cyklů. Klíčové smluvní termíny jsou automaticky monitorovány a dodržovány podle smluvních podmínek. M-Files minimalizují všechna rizika, jako je promeškání termínů, nesplnění závazků, či opomenutí výpovědní lhůty, automatickými upozorněními a notifikacemi. Zároveň automatické verzování nabízí možnost porovnávat revize dokumentů a sledovat změny, čímž jsou procesy vytváření a vyjednávání o obsahu přesnější a efektivnější


Profesionální podpora DMS M-Files od Digital Resources a.s.

Se vším při zavádění Document Management systému M-Files Vám rádi pomůžeme. Ukážeme Vám workflow, třídící kritéria, pomůžeme Vám vše rychle nastavit a vyškolíme nejen uživatele, ale i Vašeho správce, který pak již bude schopen o systém dále pečovat a rozvíjet ho zcela dle Vašich potřeb. Zároveň zrealizujeme potřebné integrace s jinými systémy tak, abyste měli dokonalé prostředí pro svoji práci. Výhodou pak je, že některá třídící kritéria řídíte aplikacemi, které již dnes máte. Implementujeme a podporujeme nejmodernější softwarové nástroje, které zvyšují produktivitu, usnadňují práci a umožňují našim zákazníkům soustředit se na vlastní "core business". V našem portfoliu jsou také moderní ERP systémy, CRM systémy včetně vlastního podnikového BPM systému Intuo – Company Intelligence.

Podrobněji o podpoře M-Files od Digital Resources 

Vybrané reference

Co říkají zákazníci o M-Files

Vyzkoušejte si Document Management System M-Files na 30 dní zdarma.

Aktuálně