Home
M-Files: inovativní platforma pro správu dokumentů a informací
Klíčové vlastnosti Document Management systému M-Files
Inteligentní řešení M-Files s vestavěnou umělou inteligencí propojuje všechny dokumenty a informace na všech platformách a úložištích. Přináší uživateli kontext. To umožňuje poskytovat správné informace správným lidem právě tehdy, když je potřebují – a automatizovat podnikové procesy – při zachování úplné kontroly a jistoty dodržování předpisů. M-Files podporují práci s jakýmkoliv běžným typem souboru (MS Office, PDF, CAD) a umožňuje integraci s dalšími podnikovými systémy, např. ERP nebo CRM. M-Files automaticky verzují dokumenty, přístup je řízen přístupovými právy, obsah (nejen dokumenty, ale i emaily atp.) je značen vhodnou sadou třídících kritérií (metadat), která se přizpůsobí dle požadavků každé společnosti. Automatizace v rámci tohoto vyspělého ECM (Enterprise Content Management) systému usnadňuje procesování dokumentů, a zavádí tak bezpapírový oběh dokumentů a jejich schvalování. Nasazení systému je extrémně rychlé a řešení se přizpůsobí rychle Vašim potřebám. Navíc disponuje příjemnou administrací, která usnadňuje změny a další nastavení v budoucnosti.
Document Management System - Rychlé hledání
Až 30 % jediného pracovního dne stráví zaměstnanci hledáním informací. M-Files přinášejí efektivní nástroj pro vyhledávání, umožňující okamžitě najít správnou verzi jakýkoliv dokumentu jednoduchým zadáním vhodného klíčového slova. Hledat můžete v názvu souboru, ve třídících kritériích (metadatech) a fulltextově - tedy na úrovni obsahu dokumentu. Vyhledávání je díky databázové technologii mnohonásobně rychlejší a výkonnější. Jednoduché a rychlé hledání je lepší než chaotické prohledávání síťových disků, složek a historických emailů. Udávaná návratnost investice (ROI) do tohoto řešení je za 3 roky až 270 %, přičemž s počtem uživatelů rychlost návratnosti roste. A to opomíjíme fakt, že automatická upozornění, například na blížící se expiraci smlouvy, mohou předejít mnoha nepříjemnostem a ztrátám.
Řízení změn (revizí) v ECM/DMS M-Files
M-Files automaticky uchovávají a sledují veškeré předchozí verze a historii dokumentů. Navíc poskytují jednoduchý a přímý přístup k jakékoliv předchozí verzi dokumentu, čímž významně usnadňují správu souborů (file management). M-Files uchovávají změny (change log) s uživatelem, časovou známkou i s komentářem. Vždy je zřejmé kdo, co a kdy změnil. Existuje zde i podpora pro vrácení verze, je-li to nutné. Rizika duplicit jsou tak eliminována. Historie veškerých změn a kompletní záznamy také představují skvělé podklady pro případný audit a řízení kvality (QMS = Quality Management System) obecně.
Automatizace procesů (Business Process Management)
Document management software M-Files je špičkovým nástrojem nejen pro správu, sdílení a třídění dokumentů, ale i pro automatizaci procesů (např. schvalování). Automatická workflow v M-Files usnadňují běžné firemní procesy a zajišťují efektivitu a soulad se všemi předpisy a požadavky (compliance). Práce v M-Files je snadná, rychlá a efektivní. M-Files digitalizují a zjednodušují revizní a schvalovací procesy, odstraňují chaos v informacích a snižují délku schvalovacích cyklů. Klíčové smluvní termíny jsou automaticky monitorovány a dodržovány podle smluvních podmínek. M-Files minimalizují všechna rizika, jako je promeškání termínů, nesplnění závazků, či opomenutí výpovědní lhůty, automatickými upozorněními.
