Digital Resources a.s. podporuje M-files DMS systém
 

M-Files – Document Management System

Document Management systém M-Files zvítězil v americkém testu TopTenReviews, přímý odkaz na hodnocení Document Management systému M-Files v testu naleznete zde.

Systém správy dokumentů M-Files přináší jednoduché ovládání (úsporu nákladů i času), snadnou administraci, špičkové worfkflow pro automatizaci oběhu a schvalování dokumentů. Solidní technologie je připravena na propojování s dalšími systémy uvnitř firmy. Provázanost s prostředím Microsoft Windows a Microsoft Outlook usnadňuje užívání i méně zdatným uživatelům a zrychluje vlastní nasazení.

Document Management System M-Files využívá 150.000 uživatelů v 70 zemích a téměř 30 jazykových lokalizacích včetně češtiny.

Díky M-Files můžete k dokumentům přistupovat ze svého počítače, tabletu, nebo mobilu. Dokumenty jsou v bezpečí a máte jistotu řízeného přístupu k informacím dle uživatelských oprávnění.

Vyzkoušejte si Document Management System M-Files na 30 dní zdarma.

DOWNLOAD M-FILES
30 dní zdarma k vyzkoušení

Klíčové vlastnosti Document Management systému M-Files

M-Files DMS využívá Průzkumníka Windows (Windows Explorer), jako základní prostředí, uživatelé tak začínají systém používat bez překážek a zorientují se extrémně rychle. Podporuje práci s jakýmkoliv běžným typem souboru (Office, PDF, CAD) a umožňuje integraci s ERP a CRM systémy.

Document Management systém automaticky verzuje dokumenty, přístup je řízen přístupovými právy, obsah (nejen dokumenty, ale i emaily atp.) je značen vhodnou sadou třídících kritérií, která se přizpůsobí každé společnosti. Vy určujete, co je povinné a co je nepovinné.

Automatizace v rámci tohoto vyspělého Document Management systému usnadňuje oběh dokumentů a zavádí tak bezpapírový oběh dokumentů a jejich schvalování.

Nasazení systému je extrémně rychlé a systém se přizpůsobí rychle Vašim požadavkům, navíc disponuje příjemnou administrací, která usnadňuje změny a další nastavení v budoucnosti.

Spolehlivost a výkon Document Management systému M-Files

M-files je jediné Document Management řešení, které nabízí práci s „virtuálním lokálním“ diskem, který poskytuje jednotné úložiště pro všechny soubory. M-Files podporují plně on-line i off-line provoz včetně vzdálené synchronizace s centrálním datovým úložištěm. To umožňuje uživatelům i bezproblémovou práci z domova, či při cestování. Jakmile je spojení obnoveno, M-Files automaticky synchronizují veškeré informace se serverem.

Můžete využít i WebAccess, který můžete poskytnout svým partnerům, odběratelům, dodavatelům a sdílet s nimi potřebné informace dle nastavených přístupových práv.

Situace, kdy je prakticky nemožné vyhledat soubor, který před třemi měsíci zaslal kolega zákazníkovi a týkal se konkrétního produktu, je minulostí. V M-Files máte dokonalou podporu týmové spolupráce, dokumenty a veškerý obsah je sdílen dle pravidel a vždy máte jistotu, že pracujete s poslední verzí.

Flexibilita DMS M-Files

Přidávání uživatelsky definovatelných vlastností (metadat) dokumentům pomáhá lépe organizovat, sdílet i zabezpečovat klíčové informace. Kromě společných dynamických pohledů (naproti neproduktivní striktní stromové struktuře zastaralých filesystémů) mohou uživatelé definovat vlastní oblíbené dynamické pohledy což usnadňuje práci. 

Document Management System - Rychlé hledání

Průzkumy ukazují, že uživatelé kancelářských aplikací tráví hledáním souborů až 20% svého času. M-files přinášejí mocný nástroj pro vyhledávání, umožňující okamžitě vyhledat jakýkoliv dokument jednoduchým zadáním vhodného klíčového slova. Hledat můžete v názvu souboru, ve třídících kritériích a fulltextově - tedy na úrovni obsahu dokumentu. Vyhledávání je díky databázové technologii mnohonásobně rychlejší a výkonnější, takže dochází k časové úspoře na úrovni až 16% pracovního času. Jednoduché a rychlé hledání je lepší, než chaotické prohledávání síťových disků, složek a historických emailů. Udávaná návratnost investice do tohoto řešení je od 2 do 8 měsíců, přičemž s počtem uživatelů roste rychlost návratnosti. A to opomíjíme fakt, že automatické upozornění, například na blížící se expiraci smlouvy, může předejít mnoha nepříjemnostem a ztrátám.

Řízení změn (revizí) v DMS M-Files

M-files automaticky uchovávají a sledují (tracking) veškeré předchozí verze, historii dokumentů, klíčová kritéria pro sledování dokumentů. Navíc poskytují jednoduchý a přímý přístup k jakékoliv předchozí verzi dokumentu. M-files uchovávají změny (change log) s uživatelem, časovou známkou i s komentářem. Vždy je zřejmé kdo, co a kdy změnil. Existuje zde i podpora pro vrácení verze, je-li to nutné.

Profesionální podpora DMS M-Files od Digital Resources a.s.

Se vším při zavádění Document Management systému M-Files Vám rádi pomůžeme. Ukážeme Vám workflow, třídící kritéria, pomůžeme Vám vše rychle nastavit a vyškolíme nejen uživatele, ale i Vašeho správce, který pak již bude schopen o systém dále pečovat a rozvíjet ho zcela dle Vašich potřeb. Zároveň zrealizujeme potřebné integrace s jinými systémy tak, abyste měli dokonalé prostředí pro svoji práci. Výhodou pak je, že některá třídící kritéria řídíte aplikacemi, které již dnes máte.

Implementujeme a podporujeme nejmodernější softwarové nástroje, které zvyšují produktivitu práce, usnadňují práci a umožňují našim zákazníkům soustředit se na vlastní core business. V našem portfoliu jsou moderní ERP systémy, CRM systémy včetně vlastního podnikového xRM systému Intuo – Company Intelligence.

>> podrobněji o podpoře M-Files od Digital Resources 

Document management system M-Files – vybrané reference.

Připojte se k více než 150.000 spokojených uživatelů Document Management systému M-Files. Vybrané české reference uvádíme zde:

Document management system M-Files – vybrané reference.
 

Právě začala konference, které se z Digital Resources účastní David Páter, Martin Kanyza a Jan Sedláček.

M-Files slouží již 350.000 uživatelům ve více než 100 zemích. M-Files přinesly uživatelům zásadní změnu v pohledu na dokumenty, oběh dokumentů, schvalování a propojení ve světě strukturovaných a nestrukturovaných informací.
Scott Erickson, Greg Milliken a Antti Nivala upozornili na potenciál M-Files ve velkých a středně velkých firmách i vládních organizacích. Nově využívá M-Files například více než 12.000 uživatelů rumunské policie.

 

Systém M-Files opět zvítězil v americkém srovnávacím testu Top Ten Reviews je nejlepší ECM/DMS platformou.

Podrobnosti v angličtině zde:
http://enterprise-content-management-system-review.toptenreviews.com/m-files-review.html

 

Gold Partner společnosti M-Files

Digital Resources a.s. patří mezi nejúspěšnější partnery M-Files ve střední Evropě a má status M-Files Gold Partner. Chcete si také vyzkoušet M-Files na 30 dní zcela zdarma? Stáhněte si M-Files zdarma zde

Nejbližší akce

Jak hodnotí Document Management Systém zákazníci?

"Po šesti měsících používání systému
M-Files nechápu, jak jsme dříve mohli fungovat bez něj" sdělil v panelové diskuzi semináře Dokumenty v advokátní praxi Michal Kopecký.

Videozáznam ze semináře zde.

GLATZOVA & Co., s.r.o.
Advokátní kancelář - Law Firm
Betlémský palác, Husova 5
110 00 Prague 1
Czech Republic

www.glatzova.com

DMS, EDM, EDMS

Systém pro správu dokumentů. Umožňuje začleňování dokumentů s pokročilou možností vkládání metadat. Slouží k pohodlnému verzování dokumentů včetně uchovávání historie verzí. Zajišťuje rychlé vyhledávání a centrální správu dokumentů.

Workflow

Nástroj pro „tok práce uvnitř organizace“. V případě DMS systémů se jedná o nástroj pro oběh dokumentů dle definice workflow procesu (role, akce, dokument). Může se jednat o předem definované procesní workflow, nebo ad-hoc definici oběhu konkrétního dokumentu. Příkladem může být schválení faktury došlé, které je spouštěno automaticky například po naskenování dokumentu.

DPS

Document Preservation System, jedná se o systémy, které pouze uchovávají dokumenty, které se nesmí nijak měnit, mohou být pouze skartovány dle definovaných pravidel. Na tomto principu jsou stavěny tzv. digitální spisovny. Mezinárodně uznávaná pravidla definuje standard OASIS.