Schopnost pracovat s informacemi rychle, přesně a bezpečně se ukazuje jako klíčový faktor konkurenceschopnosti firem. DMS neboli Document Management Systém je nástroj, který umožňuje firmám přejít od papírových procesů do přesného digitálního prostředí.
Jedním z těchto systémů jsou M-Files. „Se strojovým učením a umělou inteligencí pracujeme už desítky let. Právě na těchto základech stojí naše řešení, které patří mezi přední platformy s umělou inteligencí na trhu. Pomáhá firmám všech velikostí a napříč různými odvětvími zlepšovat správu informací, dodržování předpisů a produktivitu,“ říká Stig-Arne Ryeng, expert na digitalizaci a správu informací ve společnosti M-Files.
M-Files nabízí širokou škálu integrací s dalšími systémy, jako jsou Microsoft Office, ERP systémy jako je Odoo a CRM.
Jaké jsou hlavní výhody DMS systému M-Files?
1. Umí snížit provozní náklady
DMS systémy výrazně snižují provozní náklady tím, že zefektivňuje tvorbu, sdílení, schvalování a ukládání dokumentů. Přechod z papírové agendy na digitální procesy šetří firmám čas i peníze. Typické oblasti úspor zahrnují:
- Nižší náklady na tisk a archivaci
- Rychlejší dohledání dokumentů
- Kratší schvalovací procesy
- Menší administrativní zátěž
- Méně chyb a nižší rizika v oblasti souladu s předpisy
Tyto výhody se násobí napříč celou firmou, zejména v odvětvích, kde mají dokumenty zásadní roli. Platformy jako M-Files nahrazují manuální procesy efektivními digitálními alternativami a umožňují automatizaci rutinních úkolů.
2. M-Files fungují na základě metadat. Co přinášejí a jaká je jejich role v dokumentové správě?
Metadata popisují a kategorizují dokumenty. Většina organizací zachází s informacemi na základě toho, kde se nachází, a ne na základě toho, čím jsou. To může s rostoucím objemem dat a velikostí organizace vést k výzvám. Metadata umožňují snadné vyhledávání a správu bez nutnosti znalosti přesného názvu nebo umístění položek. Metadata zahrnují podrobnosti jako například: typ dokumentu, vlastník, projekt, stav nebo oddělení. Uživatelé tak mohou vyhledávat pomocí tagů, klíčových slov, datumu, typu dokumentu, čísla nebo statusu. Metadata se řídí zásadami interních předpisů a pravidel.
3. Výhody umělé inteligence v systémech DMS
Umělá inteligence v systémech DMS automatizuje klasifikaci dokumentů, navrhuje metadata a zlepšuje relevanci vyhledávání. M-Files nabízí možnost vlastního rozšíření M-Files Aino, které mimo uvedené nabízí konverzační funkce včetně schopnosti reagovat na doplňující dotazy, podporuje matematiku a kalendářovou logiku. Historie chatu se automaticky ukládá a je kdykoli dostupná.
4. Reporty a analytiky z M-Files
M-Files umožňují sledovat průběh jakýchkoliv úprav dokumentů, stav workflow, aktivitu uživatelů, růst úložiště a objem dokumentů. Vestavěné řídicí panely a nástroje pro tvorbu reportů vizualizují data v reálném čase, což umožňuje efektivní řízení a rozhodování.
Kazuistika z praxe: Spolupráce Deloitte CE a Digital Resources
Příkladem úspěšné implementace je společnost Deloitte Central Europe. V roce 2015 začali hledat řešení, které by zrychlilo vyhledávání, zlepšilo práci s verzemi a nabídlo flexibilní workflow. Platforma M-Files se stala vítězem právě díky konceptu metadat, snadnému ovládání, integrací s Microsoft Office a velkým důrazem na bezpečnost.
„Za poslední dva roky jsme implementovali M-Files v 18 zemích napříč společností Deloitte ve střední Evropě, což našim týmům přináší zcela nový směr v oblasti správy dokumentů,“ říká Kata Koczan, Senior Manager, Head of IT PMO, Deloitte CE, 2019.
Chcete si přečíst detailnější příběh implementace v Deloitte CE? Stáhněte si naši případovou studii. A pokud byste měli zájem o živou ukázku systému M-Files, kontaktujte nás.
Zdroj: M‑Files. (2025, 21. července). Collaboration and Productivity: Building an Effective DMS Culture.