Síťové složky jsou zastaralé ve způsobu jak organizovat a spravovat dokumenty. Naštěstí je tu alternativa M-Files – systém, který Vám umožní přistupovat k souborům a informacím z různých úhlů pohledu – dle klienta, typu projektu, data, stavu nebo jiných kritérií. Je naprosto dynamický, což umožňuje organizovat a zobrazovat informace, jak budete potřebovat, a to bez omezení zastaralé, statické struktury složek.
Stáhněte si zdarma naši infografiku: 9 výzev v oblasti správy informací a jejich řešení!
Vše, co je potřeba udělat, je opatřit dokument vlastnostmi (metadaty), které s ním souvisí. Žádné další hledání ve složité struktuře složek a snahy vymyslet, kam ideálně soubor uložit. Takto jen stačí soubor popsat pár kritérii a M-Files se postará o zbytek.
- Rychle najdete, co hledáte ve chvíli, když to potřebujete. Metadaty řízený dynamický pohled může vypadat podobně jako u složek.
- Žádné duplicitní soubory uložené v různých složkách – vždy budete vědět, že máte správnou verzi, protože vždy je primárně zobrazena ta nejaktuálnější verze.
- Metadaty řízený přístup v M-Files řeší problém složek, kdy je potřeba, aby soubory existovaly na více než jednom místě. S M-Files se Vám stejný dokument objeví přesně tam, kde ho potřebujete, a to bez tvorby duplicit. Například dokument týkající se zákazníka a projektu se objeví v zobrazení spojeném se zákazníkem, projektem, nebo obojím. A je to vždy stejný jedinečný dokument, ne kopie.
- Vždy najdete nejnovější verzi dokumentu tam, kde ho potřebujete. Můžete se také vrátit k minulým verzím, porovnat změny a popřípadě kdykoliv změnit minulou verzi za tu nejnovější, která se bude zobrazovat.
ECM (Enterprise Content Management) / DMS (Document Management System)
Podívejte se na našeho průvodce světem ECM: 10 tipů pro výběr ECM řešení.
Více k tématu DMS / ECM elektronické správy dokumentů obecně najdete ZDE.
Metadata versus složky
V tradičním systému složek uživatelé musí určit místo, kam dokument uloží a poté spoléhat na to, že ho opět popaměti najdou. To však bývá těžké, protože někdy je hierarchie složek nejednoznačně pojmenována na mnoha úrovních. Je v podstatě nemožné určit ideální strukturu složek v předstihu, takže pokud jde o čas, struktura složek se stává chaotická a není snadné ji řídit efektivně.
M-Files je založen na myšlence, že je jednodušší a přesnější popsat, co něco je, než hádat, kde je uloženo. Každý ví, na čem pracuje, ale často si není jistý, kam by to měl uložit, zejména proto, že to může být často vhodné uložit do více než jedné složky.
Stáhněte si bezplatně infografiku: Proč využívat metadata?
Jednoduchost a kontext
Při ukládání nového dokumentu do M-Files uživatelé jednoduše popíší soubor několika značkami metadat. M-Files si poté dokument automaticky indexuje, organizuje a zajistí, že se objeví ve všech relevantních pohledech a seznamu s výsledky vyhledávání. Takto je vyřešen problém jednoho dokumentu, který tak nemusí být uložen na vícero míst.
Podívejte se na příklad efektivního řízení životního cyklu smluv – infografika ke stažení ZDE.
M-Files jsou integrovány s produkty MS Office, což Vám velice usnadní práci. Celý článek o integraci zde.
Správa metadat a jejich administrativa
Navigace v M-Files je založena na dynamických pohledech na základě metadat. Správci mohou snadno spravovat strukturu metadat pomocí centralizované konzoly s jednoduchým grafickým uživatelským rozhraním. Není nutné žádné programování nebo skriptování. Pomocí prostředí pro administrátory je jednoduché definovat nové typy objektů, tříd, definice vlastností, pracovní postupy a další. Podporovány jsou všechny běžné datové typy jako text, čísla, data, časy, seznamy a další.
Jak zefektivnit práci v rámci back office? Podívejte se na naše video!
M-Files také nabízí možnost kompatibility s různými CRM nebo ERP systémy. Například po založení nového zákazníka do CRM se v M-Files automaticky aktualizuje seznam dat (číselník).
Najdete správnou verzi dokumentu, pokaždé
Funkce pro správu verzí Vám zajistí přístup vždy k poslední verzi daného dokumentu, u kterého je také vidět, co se změnilo, kdo změnu udělal a kdy byla provedena. Nehrozí tedy chaos mezi několika verzemi.
Probírat se více verzemi stejného souboru a porovnávat změny vyžaduje čas a snižuje produktivitu. Místo toho M-Files nabízí verzovací schopnosti, které pomohou uživatelům spravovat dokumenty efektivněji.
V čem je prospěšné M-Files verzování:
- Check-in a check-out funkce, která Vám ukáže, kdy byl soubor měněn a kým.
- Zachování starých verzí a schopnost vrátit se zpět k předchozí verzi.
- Porovnání konkrétních verzí mezi sebou.
- Umožňuje simultánní editaci více uživatelů i off-line funkci, která umožňuje řízenou editaci i bez přístupu k síti nebo připojení k internetu.
Inovativní metoda poskytuje bezprecedentní výkon a flexibilitu pro řízení uživatelského přístupu
S M-Files můžete nastavit přístupová práva pro celé třídy dokumentů a datových objektů, stejně jako jednotlivé dokumenty a předměty i pro různé verze stejného dokumentu nebo objektu. Stejně tak se přiřazují role, které poskytují různé úrovně přístupu různým uživatelům nebo skupinám uživatelů, jako jsou například manažeři.
M-Files zajišťují, že informace jsou k dispozici lidem, kteří je potřebují, a nepřístupné a neviditelné pro ty, kteří nepotřebují nebo nejsou oprávněni k nim přistupovat. Například pracovní smlouvy mohou být označeny tak, aby byly viditelné pouze pro vybrané zaměstnance (uživatele), personální oddělení a správce.
Zajímá Vás oblast HR? Podívejte se na naši E-Book: Zefektivnění HR procesů pomocí EIM!
92 % organizací věří, že je třeba provést změny a zavést efektivnější strategii pro správu informací. Přečtete si naši infografiku na téma Výzvy v oblasti správy informací!
Projektově zaměřené firmy mohou nastavit viditelnost souborů daného projektu jak pro členy projektového týmu, tak také pro externí uživatele, jako jsou partneři či zákazníci.
Automatizujte podnikové procesy a maximalizujte efektivitu práce
Zjednodušte ve Vaší organizaci důležité obchodní procesy a pracovní postupy s M-Files, od jednoduchých žádostí až po pokročilé přezkoumání a schvalování procesů.
Video o spolupráci a řízení procesů ZDE.
Workflow v M-Files usnadňuje provést jakýkoli podnikový proces s požadovanými kroky. Účastníkům procesu mohou být požadované kroky oznámeny prostřednictvím e-mailu a dány do jejich elektronického seznamu v M-Files. Je snadné vidět stav dokumentů a jiných objektů. Procesy mohou být postoupeny k dalšímu kroku pomocí jednoho kliknutí nakonfigurovanou oprávněnou osobou.
Chcete znát rozdíly mezi manuálními a automatizovanými obchodními procesy? Stáhněte si zdarma naši infografiku na téma Prodlužují manuální procesy Váš obchodní cyklus?
Všechny workflow kroky jsou zaznamenávány do historie verzí, a jelikož je také řízeno metadaty, je snadné vyhodnotit, jak byly kroky provedeny. Možnost vizuálního sledování Vám pomůže zlepšit a optimalizovat procesy.
Přečtěte si naši infografiku na téma Automatizace pomocí workflow!
Přístup k jakémukoli dokumentu, kdekoliv, kdykoliv
Potřebujete přístup k důležitým dokumentům na Vašem chytrém telefonu, tabletu nebo i když nemáte přístup k internetu?
M-Files mobilní aplikace umožňuje přístup k dokumentům kdykoliv, i když jste na cestě nebo nejste online. Můžete zobrazovat a schvalovat dokumenty nebo pracovní procesy z Androidu, iPhonu, BlackBerry, Windows Mobile nebo iPadu.
Pokud nemáte přístup k internetu, stačí přístup k M-Files pomocí režimu offline a budete využívat všech možností systému.
Jak efektivně pracovat z domácího prostředí? Stáhněte si zdarma naši infografiku s 13 tipy!
Týmová práce a to i na dálku
Neztrácejte čas s neefektivním a chaotickým složkovým systémem a spusťte hledání, sdílení a spolupráci na dokumentech snadným způsobem.
Pokud trávíte čas s připojením souborů k e-mailu a odesíláním více verzí, je tu lepší cesta. Místo toho můžete začít sdílet soubory vytvořením jednoduchého hypertextového odkazu přímo k dokumentům v datovém uložišti M-Files.
Podpora pro spoluvytváření umožňuje více uživatelům upravovat stejný soubor současně kontrolovatelným způsobem. Upravovat dokumenty mohou i externí uživatelé, kteří nemají přístup do M-Files přímo.
Bezpapírová kancelář: Přeměňte papírové dokumenty v elektronické
Oskenujte Vaše papírové dokumenty a vytvořte fulltextové PDF s možností vyhledávání. Využijte naplno výhod bezpapírové kanceláře (paperless office)!
Máte papírové soubory, které je potřeba zachovat? Přestaňte používat objemné kartotéky a začněte získávat skutečný obsah dokumentů. M-Files nabízí pokročilé OCR rozšíření, které poskytuje snadnou a efektivní transformaci papírových dokumentů do plně prohledávatelných souborů. M-Files pracuje s jakýmkoli typem skeneru a je kompatibilní s formátem jaký si vyberete, včetně TIFF, JPEG, BMP, PNG a GIF.